Van Dam Interieur Utility Service B.V. verwerkt alleen persoonsgegevens die nodig zijn om aanvragen, projecten en dienstverlening zorgvuldig uit te voeren. In dit beleid leggen wij uit welke gegevens wij gebruiken, waarom wij dat doen en welke rechten u heeft.
1. Wie is verantwoordelijk?
Van Dam Interieur Utility Service B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij voor eigen doeleinden verwerkt.
Van Dam Interieur Utility Service B.V.De Strubbenweg 21
1327 GB Almere
KvK 87790130
BTW NL864407282B01
service@vandamius.nl
085 800 8188
Wanneer wij persoonsgegevens uitsluitend namens een opdrachtgever verwerken, zoals bewonersgegevens binnen een project, kunnen wij verwerker zijn. De opdrachtgever blijft dan verantwoordelijk voor het doel en de grondslag; afspraken worden waar nodig vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van het contact of project kunnen wij de volgende gegevens verwerken:
- naam, functie, organisatie, adres, e-mailadres en telefoonnummer;
- gegevens over een aanvraag, offerte, overeenkomst, planning, woning of project;
- via de keuzehulp verstrekte woninggegevens, ruimtematen, voorkeuren, toelichtingen en foto’s van de woning;
- contact- en logistieke gegevens van bewoners, sleutelhouders en betrokken uitvoerders;
- correspondentie, afspraken, meldingen, klachten en servicehistorie;
- factuur-, betaal- en administratieve gegevens;
- technische websitegegevens, zoals IP-adres, browsertype en serverlogs.
Voorkom dat bewoners of andere personen herkenbaar op woningfoto’s staan en fotografeer geen documenten of andere onnodige persoonsgegevens. Wij vragen geen medische gegevens tenzij deze voor een specifieke voorziening strikt noodzakelijk zijn en verwerking wettelijk is toegestaan. Deel bij voorkeur alleen functionele informatie, bijvoorbeeld welke drempelhulp nodig is, en geen diagnose.
3. Waarvoor en op welke grondslag?
Wij verwerken persoonsgegevens om:
- vragen en offerteaanvragen te beantwoorden en een overeenkomst voor te bereiden;
- overeenkomsten uit te voeren, projecten te plannen, bewoners te begeleiden en service te verlenen;
- inrichting, verhuizing, opslag, schoonmaak, sleutelbeheer, klein herstel en andere afgesproken werkzaamheden te organiseren;
- te factureren, betalingen te verwerken en onze administratie te voeren;
- veiligheid, kwaliteit, bewijsvoering, fraudepreventie en beveiliging te bewaken;
- aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
De grondslag is, afhankelijk van de situatie, uitvoering van een overeenkomst, het nemen van precontractuele stappen, een wettelijke verplichting, toestemming of ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en doelmatige bedrijfsvoering. Wanneer wij ons op gerechtvaardigd belang baseren, wegen wij dit af tegen de belangen en rechten van betrokkenen.
4. Met wie delen wij gegevens?
Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de afgesproken dienstverlening of wanneer de wet dit vereist. Ontvangers kunnen zijn: opdrachtgevers en projectpartners, verhuis- en montagepartners, leveranciers, schoonmaak- en onderhoudspartners, IT- en hostingleveranciers, e-mail- en administratiedienstverleners, adviseurs, verzekeraars en bevoegde overheidsinstanties.
Partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, binden wij waar nodig contractueel aan beveiliging en vertrouwelijkheid. Als gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebruiken wij een wettelijk toegestaan doorgiftemechanisme en passende waarborgen.
5. Hoe lang bewaren wij gegevens?
Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig. Als uitgangspunt gelden:
- aanvragen zonder opdracht, inclusief aangeleverde maten en woningfoto’s: tot twee jaar na het laatste inhoudelijke contact;
- project-, contract- en servicegegevens: gedurende de overeenkomst en daarna zolang nodig voor garantie, claims en verantwoording;
- fiscale en basisadministratie: in beginsel zeven jaar, of langer wanneer de wet dat vereist;
- technische beveiligingslogs: zo kort mogelijk en doorgaans niet langer dan zes maanden, tenzij onderzoek naar een incident langere bewaring nodig maakt.
Bij een geschil, wettelijke bewaarplicht of lopend onderzoek kunnen relevante gegevens langer worden bewaard.
Bevoegde beheerders beoordelen de bewaartermijn van aanvragen. Verwijdering gebeurt na controle van eventuele lopende opdrachten en bewaarplichten. Kopieën in projecten, e-mail en back-ups worden daarbij afzonderlijk beoordeeld.
6. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangsbeperking, zorgvuldige selectie van leveranciers, beveiligde accounts, back-ups en afspraken over vertrouwelijkheid. Geen enkele digitale verwerking is volledig risicoloos; bij een incident handelen wij volgens de wettelijke meldplichten.
Bij nieuwe websiteaanvragen leggen wij vast welke versie van de privacyverklaring bij het formulier hoorde en, als u dit aanvinkt, wanneer u bevestigde deze te hebben gelezen. Deze bevestiging is geen toestemming voor marketing. Aanvraaggegevens en woningfoto’s zijn alleen toegankelijk voor medewerkers met passende rechten. Beheeracties zoals export en verwijdering worden geregistreerd.
7. Uw privacyrechten
U kunt, voor zover de wet dit toestaat, verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar tegen verwerking. Toestemming kunt u altijd intrekken zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerking aantast.
Stuur uw verzoek naar service@vandamius.nl. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Jerry’s Woonklaar Challenge
Spelen kan zonder uw naam te delen. Alleen als u na afloop toestemming geeft, publiceren wij uw voornaam, eventuele bedrijfsnaam en score op het openbare scorebord. Deze scores blijven maximaal 90 dagen zichtbaar. U kunt uw score direct na plaatsing verwijderen via de knop in het spel. Later kunt u een verwijderverzoek sturen naar service@vandamius.nl met de naam en score. Deze gegevens worden niet gebruikt voor marketingberichten.
Voor de spelregels en bescherming tegen misbruik bewaren wij korte spelrondes en een dagelijks wisselende technische herkenningscode op basis van een eenrichtingshash. Het spel slaat hiervoor geen volledig IP-adres op. Rondes worden na ongeveer een uur verwijderd bij een volgend spelbezoek; tijdelijke limieten verlopen binnen twee dagen. Verlopen scores worden niet meer getoond en worden bij een volgend spelbezoek opgeruimd. De knoppen voor LinkedIn en WhatsApp openen alleen op uw verzoek de gekozen externe dienst.
9. Minderjarigen en gegevens van anderen
Onze dienstverlening is niet gericht op kinderen. Geeft u gegevens van bewoners, medewerkers of andere personen aan ons door, dan bent u verantwoordelijk voor een geldige grondslag en passende informatie aan die personen.
10. Wijzigingen en contact
Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen bij veranderingen in onze werkwijze of wetgeving. De nieuwste versie staat op deze pagina. Vragen over privacy kunt u sturen naar service@vandamius.nl of telefonisch stellen via 085 800 8188.